Dentro de ese laberinto de las facturas existe una especie muy particular por su naturaleza legal y comercial. La usan muchos empresarios y autónomos. Su nombre es factura proforma y no tiene ninguna validez fiscal y contable.
¿Para qué sirve una factura proforma?
Una factura proforma es un documento que indica una operación de compraventa. Ahora bien, conviene no confundirla con la factura ordinaria ni, menos todavía, sustituirla.
Pongamos que eres un emprendedor muy dinámico y quieres enviar una oferta comercial. Lo común es enviar un presupuesto. Pero pongamos que has acordado ya el servicio o que tu cliente ha hecho el pedido (aunque no ha pagado todavía). Entonces envías una factura proforma.
Pues eso es básicamente una factura proforma: una oferta comercial o, en su defecto, un borrador de factura. Pero nunca, nunca, una factura ordinaria.
La factura proforma es algo así como un acuerdo entre comprador y vendedor, que en modo alguno significa un compromiso u obligación de compra o venta.
¿Tiene algún otro uso la factura proforma? Muchas empresas exportadoras usan la factura proforma como comprobante de una operación comercial que todavía no se ha consumado, es decir, que ni el cliente ha recibido la mercancía ni la ha pagado.
¿Qué contiene una factura proforma?
Lo mismo que una factura ordinaria, sólo que ha de dejar claro que se trata de una “factura proforma” y ha de pertenecer a otra serie numérica o, simplemente, no ir numerada.
Por lo que debes tener claro que no puede sustituir numéricamente a una factura ordinaria.
¿Tiene la factura proforma validez frente a Hacienda?
Al no tener una validez contable ni fiscal, para la Agencia Tributaria una factura proforma es, por decirlo gráficamente, papel mojado.
Es importante saber esto, pues la Agencia Tributaria nunca te aceptará una factura proforma como un documento fiscal válido en caso de requerimiento o inspección.
Errores cero
Las cifras de una factura proforma nunca deben aparecer reflejadas en ningún informe contable como el modelo 303 de IVA trimestral o la cuenta de resultados y la numeración de las facturas no debe quedar alterada por muchas facturas proformas que hagas.
Es por eso que conviene no olvidar convertir las facturas proforma en facturas ordinarias si las primeras pasan a reflejar una operación comercial completa. Un buen gestor de tu negocio, te llevará toda la contabilidad sin errores y con la máxima confianza.